내용증명은 개인 및 기업 간의 채권, 채무에 관련된 이행 사항 등의 득실변경에 관한 부분을 문서화하는 것으로 발송인이 수취인에게 본인의 요구사항 등이 적힌 내용의 문서를 발송하였다는 사실을 발송인이 작성한 등본에 의하여 우체국에서 공적으로 증명할 수 있는 양식입니다.

내용증명은 그 자체로서는 직접적인 법률적 효력은 발생하지 않습니다. 그러나 분쟁이 발생하였을 때에 수취인에게 특정 내용을 보냈다는 증명력을 가진 문서로써 서면내용의 정확한 전달이자 곧 보낸 사실의 증거로 활용될 수 있습니다. 우체국에서 공적으로 증명하는 공신력 있는 문서이므로 오늘날 상호간에 채권, 채무관계의 증거보전이나 채무자에게 채무변제를 독촉하기 위한 수단으로 사용되고 있습니다.

채무자가 빛을 갚지 아니하고 차일피일 미루는 경우에 법적절차를 강구하겠다는 강경한 의사를 발송함으로서 채무자에게 심리적인 압박감을 주는 작용을 합니다. 내용증명은 특별한 형식을 요하는 것은 아닙니다. 보통 16절지 또는 편지지에 작성하며, 3통을 작성하여 우체국에 제출을 하면 우체국에서는 서신의 끝에 '내용증명 우편으로 제출하였다는 것을 증명한다'는 도장을 날인하고 1통은 우체국에 보관하고 1통은 상대방에게 발송하며 다른 1통은 제출인(발송인)에게 반환해 줍니다. 내용은 간결, 명료하게 요점만을 기재합니다. 또한 내용증명을 발송할 시에는 반드시 등기우편으로 발송해야 합니다.